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  • Takashi Nagai

「カテゴリー分け」で生産性を上げる

あなたは、扱うモノの種類が幾つまでなら、漏れなく正しく扱えますか?


小学校のクラス人数が減っている


小学校のひとクラスは、昔は4〜50名くらいでしたが、最近は30名以下に減っているそうです。

これは少子高齢化で子供の数が減っているという理由だけでなく、子供たちの個性が多様になってきたので、昔のように十把一絡げに扱うことが出来なくなってきたと何かの記事で読みました。

これは、種類(個性)が多くなって、担任教師が全員の面倒を見きれなくなってきたということですね。


人の対応能力


人が対応できる種類の数は、だいたい10種類くらいが限界だそうです。

でも、数百種類の情報を扱わなければならない時ってありますよね? そのような時はどうしてますか?

私は、同じような特性を持ったモノを集めて、扱える数になるまで纏めちゃいます。 その上で、纏めて扱いやすいように、名前をつけます。

この作業を一般には、カテゴリー分けと言います。


カテゴリー分けするだけで、生産性が上がる!


例えばあなたが、ある街のコンビニ店長で、日々本部から来る沢山の業務指示の対応にかなりの時間を取られているとします。

その業務指示は、急いでやらなければならないものや、後回しでも良いものや、時間がかかるものや、すぐ出来るものが有象無象の状態で毎日何十件もFAXで送られて来ます!

しかも、全ての指示が「重要」で「緊急」なんです!


そんな時、あなたはどうしますか?

そうです! カテゴリー分けの出番です!


例えば業務指示を以下のようにカテゴリー分けすると、対応の優先度がついて、スムーズに仕事ができるようになります。


惣菜・・素材の注意事項なら直ぐに対応しないと。雑貨・・とりあえず他のが一段落してからでも遅くないだろう。食品・・生鮮類の指示以外は後回しでもいいかな。医薬・・薬事法の改正なら重要だ。化粧品・・売れ筋の新商品情報は重要だから、押さえておかないと。


なんてことを考えると、カテゴリー毎に優先順位をつけることが出来ますよね。

もう全てが「重要」で「緊急」なんて言わせません!

あらかじめカテゴリー分けされて指示が来るともっといいですけど、甘えた事は言っていられません。まずは受け取った指示をざっと見て、カテゴリー分けとともに、優先度をつけて分類しましょう!


あとは、自分でつけた優先度に従って処理するだけです。

これであなたの生産性は、何倍にもあがりますよー

あれ? あなたはコンビニ店長じゃなかったですかー


でも、コンビニ店長じゃなくても、沢山の種類のモノを扱わないとならないとしたら、是非、カテゴリー分けを試してみてくださいね。


カテゴリーの分け方に注意


ちなみに、カテゴリー(category)の意味は、「種類、範疇、区分、部門」などです。類似項目でうまくカテゴリー分けすると、とっても扱いやすくなります。

前述のコンビニ店長のように、生産性もあがります。


しかし、正しくカテゴリー分けをしないと、全く意味がなくなりますので、注意してください。通常、犬と猫を同じカテゴリーにはしないですよね。

でも、愛玩動物というカテゴリーなら、犬と猫は同じカテゴリーでも構いません。


このように、そのカテゴリーの使い道によって、そのモノがどのカテゴリーに入るかが変わるので、注意してください。

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