あなたは自社の指示の現状を正しく把握できていますか？

本部から店舗への業務指示における課題は認識しているつもりだけれど、

本当に正確に把握できているだろうか？何から対応していけばいいだろうか？

そう考えているあなたに向けて記事を書きました。

 本部から店舗への業務指示の課題解決のためには下記の3ステップが必要です。

課題の特定（What）：取り組むべき課題は何か？

原因分析（Why）：根本の原因は何か？

解決策の立案（How）：どうすればいいのか？

すべてをご説明すると長くなってしまいますので、

今回は「①課題の特定」にまず必要な「現状把握」についてご説明させていただきます。

「②原因分析」「③解決策の立案」は次回以降にご説明します。

具体的にどのように考えればいいのか、 また、そのために必要なワークシートをご用意しています。

ぜひ最後まで読んでください。

現状把握

課題の特定するためには、現状を「正確に」把握することが大切です。

そのためには、それぞれの業務指示について 客観的に、具体的に、抜けなくダブりなく、 内容を把握する必要があります。

そうすることによって、あなたの会社で行われている業務指示、 および、そこで起きていることを細分化することができます。

細分化することで、取り組むべき課題の特定（優先順位付け）が 具体的にできるようになります。

そのためには、あなたもよくご存じの5W1Hなどのツールを使うのが良いです。

でもそれだけでは不十分なので、私は以下の9項目を使っています。

あなたの会社で行われている、いくつもの業務指示について、 9つの観点を活用することにより可能な限りブレークダウンしていくイメージです。

What：どのような情報を扱うのか？Why：どのような目的で指示をするか？Who：誰が指示をするか？（本部）Whom：誰に指示をするか？（店舗）When：どのような時に行う指示か？How：どのような方法（ツール）で指示しているか？Frequency：その業務指示はどの程度の頻度で行われているか？Fact：その業務指示で何が起きているか？Business impact：どのような業務影響があるか？

 では、それぞれの項目について、ご説明します。

9つの観点

以下が9つの観点が示す意味です。

What：どのような情報を扱うのか？ その業務指示で扱われている情報は何でしょうか。 「～依頼」、「～書」、「～通達」、そのような名前の付いた情報があるかと思います。

Why：どのような目的で指示をするか？ そもそも何のためにしている指示なのでしょうか。 定期的かつ定型的な指示は、意外と目的が忘れられがちであったりします。

Who：誰が指示をするか？ 指示の発信者は誰でしょうか。 個人、部門など、粒度を正確に把握することが重要です。

Whom：誰に指示をするか？ 同様、受信者も個人、部門など、粒度を正確に把握することが重要です。

When：どのような時に行う指示か？ 定期的な指示でしょうか、何かきっかけがあると発信される指示でしょうか。

How：どのような方法（ツール）で指示しているか？ 電話、メール、FAXなど具体的な方法は何でしょうか。

Frequency：その業務指示はどの程度の頻度で行われているか？ 日次、週次、月次、またそれ以外の頻度でしょうか。

Fact：その業務指示で何が起きているか？ 起きている事実（課題）は具体的に何でしょうか。

Business impact：業務影響は？ その指示がうまく成立しない場合、具体的にどういった業務影響があるでしょうか。

実践してみましょう

冒頭でお伝えした通り、 ブログを読んでくださったあなたに、 現状把握のためのワークシートをご用意しましたので、 以下のボタンを押してぜひダウンロードして使ってください。

あなたの会社の業務指示の現状について、 わかっているようで、意外とブレークダウンできていないのではないでしょうか。

次回は、「①課題の特定」のなかの次の段階、「優先順位の決定」についてご説明します。

それまでに、ワークシートを埋めておいてください。