いまの業務指示のやり方に違和感を感じていませんか？

あなたは、「本部から各店舗に出す指示や連絡が、うまく回っていないなぁ」と思っていませんか？

 今回は、その原因と対策について書いてみました。

コミュニケーションツールについての考察もありますので、

「自分には関係なさそうだ」と思っているあなたも是非読んでください。

あなたの会社が使っているコミュニケーションツールは？

今、チェーンストア運営をされている企業の多くが、 業務指示や業務連絡を伝えるために使っているツールは以下です。

あなたの会社もこの中のいくつかを使っていますよね？

電話FAXEメールチャットビデオチャット掲示板WiKiFAQ文書共有

これらのツールは業務指示や業務連絡のためにできたものではないので、 それぞれ利点と欠点があります。

細かく語ると長くなるので、ここではこれらのツールが共通する欠点だけを挙げます。 （詳細は、このブログの最後にあるダウンロード資料に書きましたので、 　よろしければダウンロードしてみてください。）

コミュニケーションツールの欠点

上記ツールの欠点は、

読んだかどうかわからない期日が守られない受け手が内容を正しく理解したかどうかわからない結果の集計に手間がかかる店舗の負荷にかまわず本部が指示を出す

などがあります。

これらの欠点を補うために、本部と店舗それぞれの立場での対策を以下に書きますね。

本部の対策

本部にいるあなたは、以下のことをやられていると思います。

EメールやFAXをしてから電話で確認・催促同じEメールやFAXを何度も出して催促何度も電話する

電話って、エネルギー使いますよね？

Eメールが一般的になった今では、相手の都合を考慮しない電話は 悪いことのように思われがちです。

昔は平気で電話してたのですが・・

しかも電話した時に相手が出られなかったら、 しばらく時間を空けてかけ直さないとならなくて面倒な上に、 かけ直すのを忘れてしまったりしますよね^^;

Eメールだって、何度も同じものを送りたくないですよね？

対応済の人には送らないようにしたいんだけど、 誰が対応しているかわからないので、本文に 「対応されていたらごめんなさい」と付け加えないとならなくて・・ はっきり言って面倒ですよね？

あなたは、店舗に気持ちよく仕事をしてほしいだけなんですけどね。

店舗の対策

一方、店舗側のあなたは、以下のようなことをやられていませんか？

印刷して、未対応トレイと対応済トレイに入れているEメールだと、未対応フォルダと対応済フォルダに入れているその日に来ている業務指示・業務連絡を全て印刷して、対応順に並べ替えている１日に数回、Eメールなどを確認して、漏れがないか確かめている

同じ業務指示が何度もくると、ウンザリしますよね？

本部からの催促の電話は、出たくないですよね？

様々な部署からすべて「優先度：高」で来るので、何が重要で何が重要でないのかを 自分で判断しなくちゃならなくて、大変ですよね？

そもそもあなたは、本部対応ではなくて、店舗業務がしたいのですよね？

このような状態になっている理由

どうしてこのようなことになっているのでしょうか？

それは、業務に最も適切なツールを使っていないからです。

ツールはそれぞれ理由があって作られています。 でも、その理由から大きく外れたニーズの対応はできないのです。 当たり前と言えば当たり前ですね。

例えばEメールは、＂非同期＂で文章や添付ファイルをやり取りするために作られました。 なので相手が開封したかどうかをリアルに知ることは苦手です。

一方ビデオチャットは、電話同様に面と向かってやり取りができなくてはなりません。 会話に時間差が出てしまったら、とても使い物にはなりません。

チャットは、短い文章を半リアルにやり取りするために作られました。 ツールとして完全なリアルさは求めていないので、返信が数時間後になっても構いません。

一方、データ量にも特徴があります。

Eメールに大きなファイルを添付できないように制限されている企業は多いですね。 なので、大きなファイルや動画データなどは、 クラウド上のフォルダや文書管理サーバーに置いて、 リンクをEメールで送ることになります。

業務指示・業務連絡に適したツールはあるの？

残念ながら、前述のツールで、業務指示・業務連絡に適したツールはありません。 そもそも、業務指示・業務連絡用に作られたものではないので、当たり前ですね。 では、業務指示・業務連絡で使いやすいツールとはどのようなものでしょうか？

もうわかりますね？

そうです、前述の＂欠点＂を補うツールです！

読んだかどうかわからない　 　→　宛先の一覧で、既読がわかるようにする期日を守られない 　→　優先順位をつけて表示、期日が近づくとアラートを出す内容を正しく理解したかどうかわからない 　→　確認のためのコメントが入れられる結果の集計に手間がかかる 　→　一覧にして俯瞰できる店舗の負荷にかまわず本部が指示を出す 　→　店舗の状況が確認できる

こんなツールはあるのでしょうか？

あります。

業務指示ツール

業務指示ツールは、その名のとおり業務指示に特化したツールですので、 前述の欠点はすべて解消しています。

なので今、あなたが抱えているツール起因の悩みやストレスも、すべて解消します。

業務指示ツールの一つが、WOMS（ウォムス）です。

WOMSは、とてもシンプルな業務指示ツールです。 とてもわかりやすく使いやすいツールです。

あなたの会社でWOMSを導入すれば、以下のメリットが得られます。

・本部は業務指示や業務連絡の開封状況および業務指示の実施状況が一目でわかります店舗は当日対応しなければならない指示が一目でわかります

・全ての業務指示・業務連絡にカテゴリと優先度をつけられます業務指示に作業時間を入れられます本部の全部署が全ての業務指示を確認できるので、店舗の負荷具合がわかります

・なのであなたの会社がWOMSを導入すると、本部は適切なタイミングで適切な量の業務指示が出せます

・・店舗と本部の間のコミュニケーションが円滑になります店舗は業務指示に対するムダな作業が減り、店舗運営の時間が増えます接客の質が上がるので、お客様に喜ばれるようになります結果、売上が向上します

となるでしょう！

WOMSのその他の効用

ここまで読んだあなたは、業務指示に特化しただけでもかなりの効果があることが ご理解いただけたかと思います。

でも、WOMSの機能はそれだけではありません。

いくつかありますが、今回は「アンケート機能」をお話しさせてください。

アンケート機能

アンケート機能は、店舗にアンケートを記入してもらって、それを集計する機能です。 業務指示と特性が似ているので、業務指示の発展形として機能追加されました。

本部は、アンケートのフォーマットを作成して、店舗に配ります。 店舗は選択式で回答して、必要に応じて数字や文字を入れます。 通常のアンケートとまったく同じイメージです。 店舗が回答した内容を、本部は集計して見ることができます。

簡単にアンケートが取れるので、お客様にはとても好評です。

しかも、この機能はアンケートだけではなく、他の用途にも使えるのです！

例えば、本部経由で仕入れている商品や材料があったとします。 通常は何らかのシステムをお使いだと思いますが、 突然の追加発注などは、電話で対応されているのではないでしょうか？

WOMSのアンケート機能を使えば、電話よりも正確かつ確実に注文を伝えることができます。 しかもアンケート形式なので、選択して数量を入力するだけです

まとめ

いかがでしたか？

業務指示や業務連絡は、通常のコミュニケーションツールでやろうとすると限界があること。業務指示ツールというものが世の中に存在すること。業務指示ツールを使えば、店舗と本部のコミュニケーションが円滑になること。結果、店舗に時間の余裕が出て、顧客満足につながること。

が、ご理解できたかと思います。

業務指示ツール、WOMSにご興味を持たれた方は、以下の製品紹介ページもご覧ください。