ツール導入時のトライアルを簡単にする方法

あなたは、業務指示ツール（システム）導入に向けて、 各社のツールを比較してきました。 結構大変な作業だったと思います。ご苦労様でした。

でもここであなたは壁に突き当たっているのではないでしょうか？ その壁は、「トライアルをやるかどうか」です。

確かにトライアルをやるとなると、 環境の準備や関係部署との調整、評価項目と評価方法の決定など、 やることがたくさんあり、とても面倒です。

しかし、ここでトライアルをやらないとどうなるでしょうか？ 最悪、導入後にたくさんの本部部署や店舗からあなたに電話が来て、 使いづらいとか、操作方法がわからない、指示が見つからないなどの問い合わせや苦情が殺到するでしょう。 しかもそれらにあなたは、きちんと答えられないでしょう。

トライアルに必要な準備について、しっかりポイントをおさえることで、 トライアル参加者が積極的に取り組んでくれ、 ツール選定のために有効なフィードバックを得ることができるようになります。

トライアルの準備において、誰を関わらせるか、複数のツールのトライアルをどう進めるか、 評価項目をどう設定するか、といった部分について、以下が大切なポイントです。

トライアル実施のポイント

あらかじめ関係部署の部門長の合意を取る。 しかるべき人との調整をあらかじめ図っておき、 参加者が気持ちよくトライアルできるようにしておきたいですね。 トライアルの目的や期間、参加者にお願いしたい範囲を明確にしておきましょう。

トライアル参加部署や人数は、できるだけ絞る。 多くの人の意見や感想を聞きたいかもしれませんが、 参加者への操作方法のレクチャなどのケアを十分に行うため、 トライアル参加部署や人数は無理のない人数に絞ったほうがよいです。 その代わり、より適切な部署やメンバーを選ぶことが重要です。 トライアル参加部署は、新規導入にやる気があるところにする。 トライアル参加者には、当事者として業務指示ツールの機能や使いやすさなどを確かめてもらう必要があります。モチベーションの高い人たちであれば、能動的にトライアルに取り組んでくれ、色々なことに気付いてくれるはずです。 情シスに中心になって動いてもらう。 トライアルはあくまで業務指示ツール（システム）導入の一環です。 よって、実際の導入、展開の段階をスムーズに進めるためにも、 トライアルの段階から情シスに任せて進めましょう。

複数のツールを同時に評価するか、時期を分けるかは十分に検討する。 同時に複数のツールをトライアルした場合、その場でツールを触りながら比較ができるので、 より具体的な比較ができるかもしれません。 ただし、参加者が混乱することなく、それぞれのツールをしっかり区別して評価する必要があるため、事前の説明やトライアルの進め方を工夫する必要があります。

例えば、評価項目のシートを作成して、 参加者がツールを触る際、常にこのシートを手元に置きながら、 逐一気付いたことなどをメモしてもらうと、それぞれのツールを混同せずに評価できます。

評価項目は全員が納得でき、細かすぎないものにする。 トライアルの参加者全員に評価をしてもらうとしたら、そもそもツール導入の目的に沿ったもの、 かつ参加者全員の中で評価項目への理解が一致している必要があります。

また、あまり細かすぎると、単純に手間になってしまい、 参加者を困らせてしまうことになりかねませんので、 「これは」という内容に絞って、評価項目を設定しましょう。

情シスの評価項目も必要。 ツールが業務にどれだけ有効かを評価することはとても重要ですが、 併せて、システムとしての評価も重要です。

あなたの会社のネットワークにツールは組み込めるのか利用する端末は既存のものが使えるのか、新規導入が必要かそのツールのセキュリティはあなたの会社のポリシーに準拠しているか

　　　「使って確かめる」以外の部分にも重要なポイントがあるため、情シスの目でも評価が必要です。

どうですか？できそうな気がしてきましたよね？ 確かにやることは多いかもしれませんが、 トライアルの参加者や評価項目などは風呂敷を広げすぎず、 逆に絞ってシンプルにすることで、より明確なフィードバックを得ることができます。 また、システム面においては、情シスとしっかり役割分担を行えば、 あなた自身の負荷を抑えることができます。

トライアルの利点

トライアルをやると、以下の利点があります。

ツール決定のための、現場の声が拾える本格導入がスムーズにできる（運用イメージがわきやすい）ツールの弱点に対する対策が導入前に立てられる（抵抗勢力への対抗施策も含む*） ＊ツール（システム）導入においては、はじめから満場一致は難しく、抵抗勢力がつきものです。 　あらかじめ弱点への対策をとることで、抵抗勢力へ対抗（イメージ改善）することができ、 　ツール導入後にネガティブな意見が蔓延し、ツールの利用が定着しない、といった事態を抑止することができます。 導入効果の想定がしやすい

ツールを導入したあと、 早くユーザーに利用させなければというプレッシャーに追われながら、 運用を決めたり、弱点への対策をしていては、 暫定的な対応の繰り返しになり、非常に多くの工数がかかることが想定されます。

上記にあるようにトライアルには多くの利点があり、最終的にかかる工数は確実に少なくなります。 なので、トライアルは絶対にやるべきです。

ちなみに、WOMSのトライアルは以下から簡単に申し込めます。 お申込みを受け付けてから、一両日中に担当営業からご連絡差し上げます。