マインドマップを使わないと人生ちょっぴり損してますよ
業務指示などで相手に指示を出すときに、相手がそれを正しく実行するかどうかは、指示の内容が相手に正しく伝わっているか、というのがとても大きな要因になります。
相手に正しく伝えるためには、以下の3点をおさえる必要があります。
わかりやすい言葉で書く誤解のない書き方をする納得できる内容にする
上記のうち、1と2は今回のテーマではないので、またの機会にして、今回は3について書きますね。
納得できる内容にする
人は、自分が納得しないと動きません。
上司の命令が絶対である軍隊でも、部下は、「上司の命令が絶対でなければならない。」というのを納得しているから動くのであって、腕立て伏せ100回がやりたくなくて従うのではありません。
人に納得してもらう一番の方法は、その指示を誰が見ても必要だと思わせることです。そのためには、
漏れがない指示が細分化されている細分化された指示の粒度が合っている
などの点を注意する必要があります。
では、どうすればこれらを整理することができるのでしょうか？ 私はマインドマップを使っています。
マインドマップというのは聞いたことがあるけれど、よくわからなくてとっつきにくいので使ったことがない。という方が結構いらっしゃると思います。
もしあなたがマインドマップを使いこなしていなければ、人生少しだけ損をしていると思いますので、このブログを読んで、ぜひ使えるようになってください。
マインドマップとは？
まず、マインドマップをご存じない、もしくはよく知らないという方のために、どのようなものかお伝えしますね。もう使っているという方は、読み飛ばしちゃってください。
マインドマップは、「マインドマップはトニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した思考・発想法の一つ。頭の中で起こっていることを目に見えるようにした思考ツールのこと。」（出典：ウィキペディア）だそうです。
ウィキペディアには、マインドマップの利点を「・・・この方法によって複雑な概念もコンパクトに表現でき、非常に早く理解できるとされ、注目され始めている」と書かれています。
私は、マインドマップは頭の中でモヤモヤしたものを整理するのに最適なツールだと思っています。
モヤモヤしたものとは、あなたがなにかをやりたいと思った時に頭に浮かんだものです。その時点では具体的な形になっていないものです。
やりたいことが基本的に一つで、それが明確であれば頭に浮かんだ時点で具体化されているでしょう。でも、やりたいことを達成するためにいくつかのことをやらなければならないときは、まず、やることを洗い出して、順番付をして・・ということをしなくてはなりませんね。
例えばあなたが自分の家にいて、「コーヒーが飲みたい」と思ったとします。その場合は、いつも淹れているようにコーヒーを作れば良いので、やることは明白ですね。
コーヒーメーカーやカップ、コーヒー豆なども決まった場所にあるので、あなたは考えたり決めたりする必要がありません。
でもあなたが外出中にコーヒーが飲みたいと思った時はどうでしょうか？
カフェに寄るとか、コンビニで買って帰るとか、様々な選択肢が一気に広がります。 「コーヒーが飲みたい」という漠然とした要望を、具体的な行動まで落とす必要があります。
この作業を視覚的にサポートしてくれるのがマインドマップなのです。
どうやって使うのか？
まずは前述の「外出中にコーヒーが飲みたくなった」という要望に対するマインドマップを作ってみたので、見てください。
結構な項目の数ですよね？
でもこれは、簡単に作れてしまいます。私はほんの1〜2分で、これを作りました。
マインドマップアプリ（後述）で新規のシートを開くと、真ん中の箱だけが表示されています。そこにタイトルを入れます。漠然とした「やりたいこと」を書くのです。
そのあと、やりたいことを実現するために必要なことを、思いつくままに入力していきます。
「やりたいことを実現するために必要なこと」は、大まかなことから、徐々に細かくしていきます。それができるのがマインドマップの良いところです。
「思いつくままに入力」も、本当に思いつくままで構いません。
思いついたものが、今まで書いた中でどこにも属さなければ、真ん中のやりたいことにつなげればよいですし、どこかに関連するなら、そこにつなげます。
同じ項目が出てきたら、ひとまず重複して書いてしまいます。そうやってどんどん頭の中を書き出していきます。
括りを変えた方が良いと思ったら、その時点で入れ替えます。そういった作業もマインドマップツールではとても簡単にできます。なので、マインドマップを作りながら、頭の中が整理されていきますし、項目間の関連は、含まれるかどうかしかないので、整理も直感的にできます。
どうやって括るかに悩む時がありますが、思いつくままに書いていけば、括りは自然と落ち着きます。上記の例では、「どこで飲むか」の括りは最初、「カフェで飲む」「コンビニで買って飲む」と書き始めたのですが、いくつか書くにつれて、「場所」で括るのが良いという結論に達しました。というか、結果そうなりました。
このように、マインドマップは、漠然としたものが目に見えて形になっていきますので、作業自体がとても楽しいのです。
どんなときに使うのか？
マインドマップは、前述の「外出中にコーヒーが飲みたい」というような簡単なものから、ビジネスプランの作成など難しいものまで、どんなことにも使えます。実は世の中には、最初から内容が明確になっている「やりたいこと」は、ほとんどないので、マインドマップを使った細分化・明確化は、なんにでも使えます。
でもあなたは、ほとんどの「やりたこと」は、書き出さなくてもうまくできることでしょう。人間は比較的簡単なことは経験で補うことで、深く考えなくてもできるのです。
なので、マインドマップは、少し複雑なんだけど漠然としていて、ただ考えるだけではまとまらないことに使うと良いです。
あなたがもし、自分の考えをまとめる時に紙に書いたり、Excelを使ったりしているとしたら、マインドマップを使うことを強くお勧めします。
紙だと消して書き直すのが大変ですし、Excelだと一方向の縦と横でしか管理できないので、実はとても使いにくいのです。
マインドマップは、2次元の平面で視覚的に操作できるので、自分の頭の中の動きが見えるようで楽しいですよ。
おすすめマインドマップツール
私は、MindNodeというアプリを使っています。これはMac、iPad、iPhoneで使えて、データはクラウドに保存されますし、好きなタイミングでその時にある機器で使えるので重宝しています。ただし、Mac、iPad、iPhoneでしか使えません。
あなたがまず最初に使うのは、XMindがオススメです。MacもWindowsも対応しています。しかも基本機能は無料です。ただし、モバイル機器では使えません。
無料でも十分に使えますので、お手元のPCにインストールして使ってみてください。
もっと詳しく知りたい方
この記事を読んでマインドマップに興味を持たれた方は、以下のサイトを参考にしてみてください。マインドマップアプリの紹介から、マインドマップの作り方が詳細に載っています。