実行力をつける３つの力
前回は、「とっても簡単！ 仕事が忙しくなくなる3つの方法」で、仕事をタスク化してプライオリティをつけると、楽にこなせるようになるということを書きました。
とっても反響があり、ブログの通りやったら仕事が減ったという方もいれば、タスク化してプライオリティも付けてみたが、それでも手のつけ方がわからないとか、実際にやってみたら思っていた以上に時間がかかって大変だったとかいうご意見をいただきました。
確かに、前回のブログでは、タスク化するところまでは説明しましたが、タスクを実行するところまでは説明していませんでした。
なので、今回は実施段階の話をしたいと思います。
前回のブログは、「計画力」の話が中心でしたが、今回は「実行力」です。
実行力は3つの力の集合体
「実行力」を分解すると、以下の3つの力になります。
準備力時間管理力集中力
ここでちょっと余談です。
前回も3つでしたが、この3つというのは、魔法の力を持っているってご存知でしたか？ ご興味のある方は、以下の記事を読んでみてください。
準備力
何も考えずにタスクを実行すると、すぐに手詰まりになったり、余計な手間がかかってしまったりします。タスクをスムーズに進めるためには、事前の準備が重要です。
前回寺本が書いた、「業務指示をする側も受ける側も最低限押さえておきたいこと」で、BOSCARの話をしましたが、ここのC（制約事項）とA（前提条件）が事前準備には必要です。
制約事項は、タスクの実行中に変えられないものです。前提条件は、タスクの実行前に条件が満たされていなければならないものです。
この2つが明確になっていると、タスクがスムーズに実行できます。
特に前提条件は、タスクを実行してからわかってしまうと、その前提条件を満たすために、必要以上の時間をかけてしまうことになります。
一方制約条件は、「事前に分かっていれば回避できたのに」というものです。
そんな経験、あなたにありませんか？
この2つを明確にするためには、タスクの実行に必要な人や物が明確になっている必要があります。それらに付随する情報も必要ですね。この人はこのタスクをこなすために十分な能力があるとか、でもよく風邪をひいて休むとか・・
あと、作業工程のイメージもできていると良いです。映画監督のスティーブン・スピルバーグ氏は、自分が今撮っている作品が、映画館で上映される場面をイメージできるそうです。その最終形を目指して、今何をやらなければいけないかを判断しているそうです。
タスクに取りかかる前に、十分な準備をすることはとても重要ですね。
時間管理力
時間は無慈悲です。絶対に待ってくれません。
でも、時間はコントロールできるのです。
時間コントロールの話は長くなるので、別の機会にお話しするとして、ここでは時間を適切に管理するという点に注力しましょう。
ここでいう時間管理とは、とある作業をするのに適切な作業時間を見積もるということです。1時間かかる作業を10分と見積もったら、そのあとのスケジュールがめちゃくちゃになることは、容易にわかりますね。
逆に1時間と見積もった作業が10分で終わっても、スケジュールがめちゃくちゃになります。1時間の作業はきっかり1時間で終わらないとならないのです。
でも、作業は様々な要素が絡み合っているから、きっちりとした時間見積もりなんてできないと思っていらっしゃいませんか？ それは事実です。なので、過去の作業時間の記録をとって、それを分析することによって、未来の作業の見積時間を正確にしていく努力が必要です。
ちなみに、我々がご提供している業務指示ツールWOMSは、その考え方に基づいて、作業予定時間と実績時間を入れられるようになっています。分析のための比較レポートも出せます。
時間を見積もる時は、ちょっとだけ余裕を持たせてください。後続のタスクに食い込むよりも、早く終わって休憩を取る方が、余裕を持った仕事をしている感じもして良いです。
集中力
私は、できる人とできない人の違いは、集中力の差だと思っています。集中力が違うと、単位時間にこなす仕事の量が違います。私も含めた凡人が使う1時間と、できる人が使う1時間は質も違います。
でも、凡人も凡人なりに一生懸命集中して作業すれば、質の高い1時間にすることができます。ちなみに人が集中できる限界は25分だそうですので、まずは25分集中して作業してみましょう。その根拠は以下をご覧ください。
生産性がグングン上がる！「ポモドーロ・テクニック」って知ってる？
ポモドーロ・テクニックを使うかどうかは別にしても、仕事は集中してこなすべきだと思います。逆に集中できない仕事は切ってしまって良いでしょう。ダラダラ続く会議とか・・
まとめ
タスクを実行するためには、実行力が必要で、実行力を養うためには、準備力と時間管理力と集中力が必要ということをお話ししました。
ここまで読んでいただけたあなたなら、今このタイミングから、仕事がスムーズに進められるような気がしてきたと思います。
もし、「そんなことないよ」というのであれば、このページの一番下にあるメールアドレスにメールをください！ 問い合わせも受け付けます。
あと、「こんなテーマで話してください」というリクエストも受け付けますので、遠慮なくメールを送ってください。
WOMSもよろしくお願いしますね！