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  • Takashi Nagai

店舗への指示にグループウェアが適さない理由

こんにちは。WOMS(ウォムス)マーケティングチームです。

チェーンストアの形態をとる小売業様においては、

商品部、店舗運営部といった本部から、各エリアの店舗に対して、

「新キャンペーンに伴うレイアウト変更」や「ポイント制度変更によるレジルール変更」

といったたくさんの「業務指示」が日々展開されているかと思います。

弊社は業務指示ツールとして『WOMS』をご提供しておりますが、日ごろ、

「グループウェアと何が違うの?」

というご質問を多くいただきます。

今回、そちらにお答えするための記事を書きました。


業務指示にたいせつな3つのポイント


本題に入る前に、まず「業務指示」を実施するうえでたいせつなことは何でしょうか?

まず、指示を出す側にとって、

指示はそもそも相手に対して何かをしてほしい(動いてほしい)からするわけで、

動いてもらえて初めて指示をした意味がある、ということになります。

一方、指示を受ける側にとっても、指示された内容は

忘れずに対応しなければなりません。


また、自分が動くのに必要な情報が網羅された指示である必要があります。

(イチイチ指示の不明点を確認していたら、いくら時間があっても足りないですよね・・・)

よって、業務指示をしっかり実施するためには、


出した指示についての対応状況(指示を確認したか、完了したか)が確認できること受けた指示について、いつ、何をすればよいかシンプルに管理できること「業務指示」に必要な情報(期限)がもれなく、指示の中に盛り込まれること


といった3つのことが重要になります。

では、グループウェアを使って、業務指示を実現できないかを考えてみましょう。

一般的にグループウェアは色々な機能を持ち、様々な使い方が可能です。

多くの企業が社内システムとしてご利用になっていることからも、

汎用性が高いものだといえるかと思います。

実際にあなたの会社でもグループウェアを使っているかもしれませんね。

ただし、「業務指示」のツールとして本当に有効なのでしょうか?

まずは、グループウェアは何をするためのものなのかについて述べたいと思います。


グループウェアは何者か?


グループウェアが持つ機能は多岐にわたりますので、

そのうち、業務指示を行うとしたら利用されるであろう下記の機能に

対象を絞ってお話を進めていきたいと思います。

「掲示板」


グループウェアの利用者全体に連絡や文書の通達を行う。

「チャット」


グループウェア上でテキストによる会話に近いやり取りを行う。

「Webメール」


メールソフトを使わずに、グループウェア上で一般的なメールの送受信を行う。

「スケジュール管理」


個人・グループのスケジュールの登録と閲覧を行う。

この表にある通り、グループウェアは色々な手段で情報を扱うことができますよね。

しかしながら、それらはすべて情報を発信するところまでがグループウェアの役割です。

発信された情報がどのように扱われるかは管理しません。


情報発信ツールで業務指示を行うと?


グループウェアが情報発信のためのツールであることを踏まえ、

先に述べた業務指示にたいせつな3つのポイントをグループウェアでやるならどうなるか、

見てみましょう。

出した指示についての対応状況(指示を確認したか、完了したか)が確認できること

グループウェアは指示を発信するところまでは仕事をしてくれます。 しかしながら、相手がその指示を確認(開封)して対応し、対応が完了したかについては 教えてくれません。 よって、指示を出した人は、それぞれの相手に対し、都度確認の連絡をしなければなりません。

受けた指示について、いつ、何をすればよいかがシンプルに管理できること

グループウェアは様々な機能がまとまった情報発信ツールであるため、 情報を集約することは可能です。

しかしながら、まず、それが指示なのか、単なる情報発信なのか、 それとも自分と全く関係ない話なのか、 それらを一つ一つ、一言一句確認して判断する必要があります。 大事な情報が埋もれないように、こまめに確認していくのは 非常に骨が折れる作業ですよね。

さらに、それを確実に実行していくためには、 それぞれの指示事項を自分の手でスケジュール化して管理する必要があります。 数多く発信される指示に対して、逐一この手間をかけるのは難しいですよね。

「業務指示」に必要な情報がもれなく、指示の中に盛り込まれること

グループウェアは色々な場面で使えるように、 発信内容は自由に扱えるようになっています。

なので、グループウェアで指示を出す場合、 「Aさんが出す内容にはいつも期限が設定されていない」など、 指示を受ける側にとって必要な情報の抜けもれ、 指示を出す人による伝え方の差異(クセ)が生まれやすくなってしまいます。


このように、情報発信ツールであるグループウェアで業務指示を出す場合、

たいせつなポイントが網羅されにくく、

指示の実施状況を把握しにくい受けた指示の管理がしにくい指示事項を把握しにくい

といった状況が生まれてしまいます。


最後に


冒頭でお伝えした通り、弊社がご提供する『WOMS』は業務指示のためのツールです。

ツール内では業務指示と情報発信を明確に区別し、

指示にたいせつなポイントを押さえることで、

・指示への実施状況を素早く把握

・受けた指示の管理をシンプルに実施

・個人の伝え方(クセ)に依存しにくい指示の発信

が可能となっています。

詳しい機能については、下記より資料をダウンロードいただき、ご確認ください。

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