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  • Takashi Nagai

店舗へ指示を出してもうまくいかないと思っている人へ

はじめに

本部と店舗のコミュニケーションでは、メールや電話、FAXといったツールを使うことが一般的かと思います。

ですが、店舗へ指示を出すときにこれらのツールを使っていると、うまくいかないなあ、と感じることはありませんか?

今回は、そんな悩みをお持ちの方に向けて、なぜ今のツールで指示をうまく出すことができないのか、またどうしたら解決できるのかをお話ししたいと思います。

なぜ指示を出してもうまくいかないのか


店舗に指示を出しても、うまくいかないと思うワケ、それは、

「今のツールが指示を送るのに適していないから」

なのです。

うまくいかないというのは、

・店舗が指示を実施してくれたかわからない ・他の本部の人がどんな指示を出しているかわからない ・店舗に指示を出したはずなのに、そもそも把握されていない

こうした状態のことだと思います。 あなたも感じたことがある、または感じていることではないでしょうか。

店舗で指示が実施されなければ、お客さんに商品を買ってもらえる機会を逃してしまったり、次の施策に活かせる情報が得られないので改善につなげられなかったり…そうした状況につながってしまいます。

当然、これは本部の望む状態ではありませんよね。


今あるツールの使い方で解決できないか?


上述した3つのうまくいかない状況を打破するために、今あるメールや電話といったツールを工夫して使えないか?と思いますよね。

今あるツールを工夫して使おうと思うと、以下のような方法が考えられます。 ・メール

店舗が指示を実施してくれたかわからない場合は、メールの投票ボタンを設定して、実施したら必ずボタンを押すようにルール化するのが良いでしょう。 また他部署が出している指示を把握するには、メールのCCに入れてもらえば良さそうです。 あとは件名に指示であることが目立つようにしたり、開封通知設定をONにしたりすることで、店舗に指示を把握してもらうよう工夫します。

・電話

電話で指示の実施を確認するには、指示した電話に対して、完了したら店舗から折り返してもらうなどが良いかもしれません。 他部署が出した指示を把握するには、他の人の電話を聞くことはできないので、指示発信台帳を作って本部全体で共有し、常に本部の人に記入してもらうようにすれば良いです。 電話で指示を出したつもりでも、それが店舗に指示だと認識されていないとしたら、それは双方で認識のずれが起きていると考えられますので、指示であることを明確に伝える、期日を必ず言うことで、防止できますね。

・FAX

送るFAXに返信欄を作り、実施したら店舗から返信してもらうようにすれば、FAXでも指示の実施状況を知ることができるでしょう。 またFAXを一斉発信する電話番号に含めてもらえば、他部署が出した指示を把握できますし、指示用紙のフォーマットを作っておけば、店舗がフォーマットを見てすぐに指示が来たと認識しやすくなるでしょう。

さて、今あるツールで工夫して解決策を考えてみましたが、いかがでしょうか?


正直、どれもあまり現実的ではありませんよね…

店舗に実施したことを返信してもらうにしても、必ずしもやってくれるかわからない(ルールが徹底されない)ですし、本部は店舗から送られた結果を集計しなければならず手間がかかります。 そもそも全店舗に電話をかけること自体、時間が膨大にかかってしまいます。

他部署が送った指示がわかるといっても、その中には知らなくても良い情報があったり、情報過多になったりする可能性が大いにあります。 メールもFAXもとんでもない量になりそうです…

こうしてみると、やはり今のツールだけで業務指示を出すことには限界があるのです。

ちなみに、グループウエアはあるけど…という方は、以下のブログを読んでみてください。 グループウエアが業務指示を送るのに適していない理由が書かれています。


解決の糸口は“業務指示ツール“


今あるツールだけでは、指示を出すことに対する悩みは完全に解決できない…としたならば、次に考えられるのは、足りない部分を補ってくれる新たなツールをあてることです。

今あるツールに足りない部分とは…

・店舗がアクションしたかどうかを簡単に確認できる ・他部署が店舗に対してどんな指示を、どのくらい送っているかわかる ・店舗に指示であることをわかりやすく伝えることができる

このようなポイントを押さえたツール、それが業務指示ツールなのです!


業務指示ツールは、その名の通り、業務指示をやり取りすることに特化したツールです。 指示ですから、送るだけでなく、実施したかどうかまできちんと把握できることが基本です。

店舗が指示を実施したかどうかがわかるようになると、本部は実施されていない店舗のみ連絡を取れば良くなります。 それなら電話の回数を減らすことができますし、対象が多ければ、実施されていない店舗だけに指示を再送して督促することもできます。

そして他部署が店舗にどのくらい指示を送っているかがわかれば、たくさん指示が送られている店舗には期日を長めに設定してあげることもできます。 連絡ではなく指示であることを明確に伝えられれば、店舗で埋もれることなく対応できるようになりますよね。

さいごに

業務指示ツールを使うと、店舗の指示の実施状況や、どのくらい指示が送られているか把握できるようになります。 今までわからなかった店舗の状況が見えるようになることで、本部が工夫できる幅は格段に広がり、そして本部の工夫次第で、店舗が指示を実施してくれるかどうかが変わります。

それぞれのツールを適材適所で工夫して使えば、店舗への指示をうまく出せるようになりますよ。 

業務指示ツールについてより詳しく知りたい方は、ぜひ以下の製品紹介資料をダウンロードしてみてください。 あなたの悩みを解決するさらなるヒントになると思います。

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