読まれるメール! にはコツがあった

大切なメールなのに読んでもらえない

あなたは送ったメールが相手に読んでもらえていなかったという経験はありませんか？

わたしは上司にメールで依頼した用件を確認しに行ったら「メールを読んでいなかった」と言われ、期日に間に合わせるのに苦労したことがあります。

なぜ、せっかく送ったメールが読まれず、見落とされてしまうのでしょうか？

その理由を考えてみましょう。

あなたのメールが読まれない理由

なぜ送ったメールが読まれないのか、人によってさまざまな理由があると思いますが、大きくは以下のような理由が考えられます。

他のたくさんのメールに埋もれてしまったから

ビジネスマンの平均的な1日のメール受信件数は約40件。さらに管理職となるともっと件数は増えます。

また来るメールは重要なメールもあればどうでも良いような迷惑メールもすべて一緒になって飛んできます。その中で自分のメールを確実に見てもらうにはかなり難しいものがありますよね。

メールを見る時間がないから

1日にメールが40件飛んでくるからと言って、ずっとメール対応をしているわけにはいきません。

営業であれば1日外出していてメールボックスを開く時間がほぼない、というケースも少なくないでしょう。

メールを開く動機がないから

メールを受け取る側が真っ先に認識するのはメールの件名です。

その件名を見て「いつの」「何の」事柄なのかが読み取れないと、開封を後回しにされてしまうかもしれません。

どうすれば読んでもらえるか？

ではどう工夫したら、送ったメールを読んでもらえるでしょうか。

それには3つのコツがあります。

重要度

一つ目は、重要度の設定を行うことです。

最近では、メールに重要度を設定できるようになっていて、重要度を「高」に設定すると、わかりやすく件名の横にビックリマークがついたりします。

この機能を使うことで、たくさんあるメールの中から重要なメールだということを一目で伝えることができるんです。

ただし、この機能を使うには注意が必要です。

なんでもかんでも重要度を「高」にして送ってしまっては、結局、他の重要なメールに埋もれてメールを読んでもらえなくなってしまうかもしれません。

重要度の設定は乱用に注意して、ここぞという時に使うようにしましょう。

 件名

二つ目はメールの件名を工夫することです。

前述したとおり、件名で何のことかわからないとメールの開封は後回し…それどころか人によってはゴミ箱行きなんてこともあるかもしれません。

それを避けるために、件名には以下の3つの要素を含んでおくと良いでしょう。

「何の話か」（○○会議、○○案件　etc）

「いつのことか」（5/20、第2回、　etc）

「用件はなにか」（～のお願い、～の共有、～のご報告　etc）

これらが書いてあると、メールを受け取った人は「あぁ、この件か」と理解してくれ、メールを開封してくれます。

期日や案件名など協調したい言葉を【5/25期日】【○○案件】のようにカッコで囲むことも効果的です。

こうすることで相手に伝えたいポイントが目立ちやすくなり、メールが埋もれることなく読んでもらえます。

 本文の１行目

三つめは少しテクニカルですが、本文の1行目に用件を入れることです。

メールの設定によっては（スマホのメールアプリでは特に）本文の冒頭部分が一覧上で見られるようになっています。

本文の冒頭はだいたい「お世話になっております/お疲れさまです」などの挨拶文から始まると思いますが、あえて挨拶文ではなく要件を書くと、パッと見て相手がおおよその内容を把握できるのでメールを開きやすくなります。

もちろん相手との関係性もあるので失礼にならないように注意が必要ですが、日々たくさんのメールを受け取る人にとっては効果的な手段です。

最後に

メールを読んでもらうための3つの方法はいかがでしたか？

お伝えした方法はメールを読んでもらうのに効果的とはいえ、やはりメールでできることにも限界はあります。

メールの限界をどうカバーすれば良いのかを知りたい方は、ぜひこちらをご覧ください。